インボイス制度とは？POSレジに求められる対応を解説
令和5年（2023年）10月1日より、「適格請求書等保存方式」、通称「インボイス制度」が施行されました。この制度は、複数税率が適用される現在の消費税体系において、事業者間の消費税額を正確に把握し、適正な申告と納税を促進することを目的としています。
インボイス制度の目的と基本
消費税は最終的に消費者が負担する税金ですが、事業者は売上時に消費者から預かった消費税額から、仕入れや経費として支払った消費税額を差し引いて国に納付します。この差し引く仕組みを「仕入税額控除」と呼びます。
インボイス（適格請求書）は、この仕入税額控除を適用するために不可欠な書類です。売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額を伝える役割を担います。請求書という名称に限定されず、所定の記載事項が満たされていれば、領収書や納品書などもインボイスとして認められます。
インボイスを適法に交付できるのは、事前に税務署に「適格請求書発行事業者」として登録を受けた課税事業者のみです。登録申請はe-Taxまたは書面で行うことができ、手数料は発生しません。仕入税額控除を適用するためには、買手側はインボイスを適切に保存する必要があります。一方、インボイスを交付した売手側も、その写しを7年間保存することが義務付けられています。
POSレジに求められるインボイス対応要件
インボイス制度に対応したPOSレジとは、発行するレシートや領収書が、適格請求書または簡易インボイスとして税務上の要件を満たすことができる機能を備えたレジを指します。
必要記載事項
インボイス（適格請求書）には、現行の「区分記載請求書」の記載事項に加えて、以下の情報が必須となります。これらの項目を正確に印字できることが、POSレジに求められる基本的な対応です。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号: 「T」から始まる13桁の法人番号または13桁の数字で構成されます。
- 取引年月日: 取引が行われた日付を正確に記載します。
- 取引内容: 軽減税率の対象品目である場合は、その旨を「※」などの記号で判別可能に記載する必要があります。
- 税率ごとに区分して合計した対価の額: 税抜きまたは税込みのいずれかで、税率（10%と8%など）ごとに合計金額を区分して記載します。
- 税率ごとに区分した消費税額等、または適用税率: 税率ごとの消費税額、あるいは適用税率（例：10%、8%）のいずれかを記載します。
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称: 買手側が事業者である場合に記載が必要です。
POSレジの機能要件
インボイス制度に対応するため、POSレジには以下の機能が求められます。
- 登録番号の印字機能: 適格請求書発行事業者の登録番号をレシートや領収書に自動で印字できることが必須です。
- 税率ごとの消費税額または適用税率の表示機能: 軽減税率対象商品と標準税率商品を明確に区分し、それぞれの税率ごとの消費税額または適用税率を表示できる必要があります。
- 適格簡易請求書の発行機能: 小売業や飲食店など、簡易インボイスの発行が認められる業種においては、その要件を満たしたレシートや領収書を発行できる機能が求められます。
法令で定められた特定の様式は存在せず、必要な事項が記載されていれば手書きの書類でも有効とされています。しかし、POSレジを導入することで、これらの記載事項を自動で正確に印字できるようになり、記載ミスや改ざんのリスクを大幅に軽減できます。また、従業員が手書きで対応する手間を省き、業務負担を大幅に削減することも可能です。
POSレジのインボイス対応に使える補助金制度とは？
インボイス制度への対応は、POSレジシステムの更新や導入を伴うことが多く、これには一定の費用が発生します。政府は中小企業や小規模事業者の負担を軽減し、デジタル化を推進するため、複数の補助金制度を提供しています。2025年現在、POSレジの導入に活用できる主要な補助金制度は以下の通りです。
2025年利用可能な主要補助金制度
IT導入補助金2025
中小企業・小規模事業者が、インボイス制度に対応した会計ソフト、受発注ソフト、決済ソフトなどのITツールを導入し、業務効率化や売上アップといった経営力向上・強化を図ることを目的としています。
- 申請枠: POSレジの導入に特に適しているのは「インボイス枠（インボイス対応類型）」です。
- 補助対象: 会計ソフト、受発注ソフト、決済ソフトといったソフトウェアの導入費用に加え、PC、タブレット、POSレジ本体、券売機などのハードウェア購入費用も補助対象となります。ただし、ハードウェア単独での申請は認められておらず、必ず対象ソフトウェアと組み合わせて申請する必要があります。
- 補助率・補助上限額:
- ソフトウェア（会計・受発注・決済）: 補助額が50万円以下の場合は、小規模事業者は4/5以内、その他の中小企業は3/4以内の補助率が適用されます。補助額が50万円を超え350万円以下の部分については、2/3以内となります。導入するソフトウェアの機能数によって補助上限額が異なり、1機能の場合は最大50万円、2機能以上の場合は最大350万円まで補助が可能です。
- ハードウェア（PC・タブレット等、POSレジ機器、付属品）: 補助率は1/2以内、上限額は10万円～20万円です。POSレジ機器やその付属品（キャッシュドロワなど）は最大20万円が補助対象となります。
- 2025年度の変更点: インボイス対応類型における小規模事業者の補助率が3/4から4/5に引き上げられ、電子取引類型の中小企業の補助率も1/2から2/3に拡大されています。
小規模事業者持続化補助金
小規模事業者等が、販路開拓や業務効率化など、事業の持続的発展に向けた取り組みを行う際の費用の一部を補助する制度です。POSレジの導入による業務改善も、取り組み内容によっては対象となる場合があります。
- 補助率・補助上限額: 補助率は2/3～3/4以内、補助上限額は最大250万円です。
- インボイス特例: 免税事業者がインボイス発行事業者の登録を受けた場合、補助上限額に50万円が上乗せされます。例えば、通常枠の補助上限額50万円に特例が適用されると、最大100万円まで補助を受けられる可能性があります。
補助金申請の注意点と採択率
補助金申請は、複数の段階を経て行われます。計画的な準備と正確な手続きが採択の鍵となります。
申請手続きのステップ
- 申請前の準備: まず、GビズIDプライムアカウントの取得が必須です。このIDの取得には数週間かかる場合があるため、早めの手続きが推奨されます。また、情報セキュリティ対策の自己宣言であるSECURITY ACTIONの「一つ星」または「二つ星」の宣言、「みらデジ経営チェック」の実施なども求められます。
- IT導入支援事業者・ITツールの選定: 自社の経営課題を解決できるITツールと、その導入をサポートするIT導入支援事業者を選定します。
- 交付申請: 選定したITツールと支援事業者と共に、必要な書類（事業計画書など）を揃え、電子申請システムを通じて交付申請を行います。
- 交付決定: 申請内容が審査され、補助金の交付が決定されます。最も重要な注意点として、交付決定通知を受ける前にITツールを契約・発注してしまうと、その費用は補助対象外となるため、厳禁です。
- ITツールの導入・活用: 交付決定後、選定したITツールの導入と活用を開始します。
- 実績報告・補助金受取: ITツールの導入と支払いが完了した後、実績報告書を提出します。この報告書が審査を通過すると、補助金が交付されます。補助金は原則として後払い方式であるため、一時的に自己資金で費用を負担する必要がある点に留意し、資金計画を立てておくことが重要です。
- 事業実施効果の報告: 補助事業完了後も、一定期間（通常は数年間）、導入したITツールの活用状況や事業実施による効果について報告が求められる場合があります。
採択率の傾向
IT導入補助金におけるインボイス枠はこれまで高い採択率を示していましたが、2025年度は申請数の大幅な増加に伴い、採択率が急落している傾向が見られます。これは、補助金の予算が枯渇したためと考えられており、申請時期が遅れるほど採択の可能性が低くなるという状況を示しています。この状況は、補助金申請において「早期行動」と「戦略的準備」の重要性を強調します。
スマレジでインボイス番号を設定・確認する方法
スマレジは、インボイス制度への対応を効率的に行うための機能を備えています。適格請求書発行事業者として登録された事業者は、税務署から付与される登録番号をスマレジに登録することで、インボイス要件を満たしたレシートや領収書を発行できるようになります。
適格請求書発行事業者番号の登録手順
- まず、スマレジの管理画面にログインします。
- 管理画面の左側メニューから「店舗」を選択し、さらに「店舗一覧」をクリックします。
- 設定を確認または変更したい店舗名を選択します。
- 表示された画面に「登録事業者番号」（「T」から始まる13桁の数字）を入力し、「更新」ボタンをクリックします。この登録が完了すると、スマレジ・アプリで同期を行った後、レシートに登録番号が印字されるようになります。
レシート印字設定
インボイス要件を満たすために、以下のレシート印字設定も重要です。
- 会社名/店舗名の印字: レシートに印字する会社名や店舗名は、「レシート印字店舗名」の項目に入力します。適格請求書発行事業者の名称として何が適切かは、所轄の税務署に確認することが推奨されます。
- 税率の内訳印字: インボイス制度では、税率ごとの内訳表示が求められます。スマレジ・アプリで「設定 ＞ プリンター設定」に進み、「[印字コンテンツ] 税率の内訳印字（販売レシート）」および「[印字コンテンツ] 税率の内訳印字（領収証）」をONに設定することで、税率ごとの対象金額と消費税額がレシートに表示されるようになります。
- 領収証の明細印字: 領収証にも取引内容を明確に記載する必要があるため、「設定 ＞ プリンター設定 ＞ [印字コンテンツ] 標準税率のみの時の明細印字（領収証）」をONにすることが推奨されています。
- 返品販売の対応: 返品販売を行う場合、インボイス制度に対応するためには、商品明細のメモ欄に「返品元取引年月日」を入力する運用が必要です。
スマレジは管理画面から登録番号や印字設定を比較的容易に行えるため、インボイス制度への対応がITに不慣れな事業者でも取り組みやすいという特徴があります。
スマレジでの請求書発行とインボイス対応の実務フロー
スマレジは、インボイス制度に対応した請求書発行機能を備えており、経理業務の効率化とヒューマンエラーの防止に貢献します。
請求書の自動発行と記載情報
スマレジでは、指定した支払方法に基づき、販売データが請求管理アプリ「セイキューンPLUS」などと自動連携されます。これにより、取引を選択するだけで請求書がPDF形式で出力され、取引先に直接メールで送信することが可能です。手作業での入力や転記が不要になるため、入力ミスや計算ミスを防ぎ、経理担当者の負担を大幅に軽減します。
インボイス制度に対応した請求書には、以下の情報が自動で反映されます。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容（軽減税率対象品目の明記を含む）
- 税率ごとに区分して合計した対価の額
- 税率ごとの消費税額または適用税率
- 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
電子請求書発行・CSV出力の可否
- 電子請求書発行: 連携アプリを利用することで、電子請求書の発行とメール送付が可能です。これにより、紙の請求書発行・郵送にかかる手間やコストを削減し、ペーパーレス化を推進できます。
- CSV出力: スマレジの管理画面からは、取引履歴、スタッフリスト、会員リストなどの各種情報をCSVファイル形式でダウンロードすることができます。ダウンロードする項目も細かく設定できるため、自社の会計システムや分析ツールに合わせて柔軟にデータを利用することが可能です。
請求管理業務の効率化
売掛金（後払い）取引が多い事業者にとって、スマレジのPOSデータを活用した請求管理は非常に有効です。スマレジは、特定日の取引を請求する「都度請求書」、一定期間まとめて請求する「合計請求書」、さらには「分割請求」など、取引先の要望に合わせた柔軟な請求書発行に対応しています。請求書発行後も、入金状況を期限や取引先ごとに管理できるため、入金漏れの防止や債権管理の効率化にもつながります。
簡易インボイスとは？通常のインボイスとの違いと対応方法
簡易インボイスは「適格簡易請求書」とも呼ばれ、2023年10月に適用開始されたインボイス制度において、買手が仕入税額控除を受けるために保存が義務付けられる文書の一つです。これは、通常の適格請求書（インボイス）に比べて、記載内容が簡略化された形式として認められています。
通常のインボイスとの違い
簡易インボイスが通常のインボイスと異なる主要な点は、以下の2つです。
- 「書類の交付を受ける事業者の氏名または名称」の記載が不要: 通常のインボイスでは買手の氏名または名称の記載が必須ですが、簡易インボイスではこの項目が不要とされています。
- 「税率ごとに区分した消費税額等」と「適用税率」のどちらか一方の記載でよい: 通常のインボイスでは両方の記載が求められますが、簡易インボイスではどちらか一方の記載があれば要件を満たします。
簡易インボイスの存在は、インボイス制度がすべての取引に一律の厳格な要件を課すのではなく、実務の効率性を考慮した柔軟性を持っていることを示しています。
簡易インボイスが認められる業種とケース
簡易インボイス（適格簡易請求書）の交付が認められているのは、主に不特定かつ多数の者に対して資産の譲渡等を行う事業者です。具体的には、以下の7事業者が該当します。
- 小売業: スーパーマーケット、コンビニエンスストア、百貨店など
- 飲食店業: レストラン、カフェ、居酒屋など
- 写真業: 写真館など
- 旅行業: 旅行代理店など
- タクシー業: タクシー会社など
- 駐車場業: 不特定かつ多数の者に対するものに限られます
- その他これらの事業に準ずる事業
POSレジにおける簡易インボイスの区別・発行対応
インボイス制度の導入に伴い、小売業や飲食店など簡易インボイスの発行が認められる業種では、POSレジがこの要件に対応していることが重要です。多くのPOSレジシステム（スマレジ、Airレジ、POS+など）は、簡易インボイスの要件を満たしたレシートや領収書の発行に対応しています。
記載要件の自動印字
POSレジは、簡易インボイスに必要な以下の項目を自動で印字する機能を備えています。
- 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
- 取引年月日
- 取引内容
- 税率ごとに区分して合計した対価の額
- 税率ごとの消費税額または適用税率
実務上の注意点
- 商品名の印字: 一般的なPOSレジは商品明細を印字しますが、一部のシステム、例えばPAYGATE POSの領収書は商品名が印字されない場合があります。この場合、インボイス制度の「取引内容」の要件を完全に満たすためには、手書きで商品名を記載する必要が生じる可能性があります。
- 事業者向けレシート: 一般消費者向けのレシートは原則としてインボイス制度導入後も変更不要ですが、取引先が事業者である場合は、そのレシートが簡易インボイスの要件を満たしている必要があります。
免税事業者がインボイス制度に対応すべきか？判断のポイントと特例
課税売上が1,000万円以下の事業者は、消費税の納税義務が免除される「免税事業者」と定義されています。インボイス制度は、これらの事業者に対し、事業運営における重要な選択を迫ります。
免税事業者がインボイス発行事業者になった場合の影響
メリット
- インボイス発行事業者として登録することで、適格請求書を交付できるようになります。これにより、課税事業者である取引先が仕入税額控除を受けられるようになるため、既存の取引関係を維持し、新たな取引の獲得にもつながる可能性があります。
デメリット
- インボイス発行事業者となることは、同時に消費税の納税義務がある「課税事業者」となることを意味します。これにより、これまで利益として計上できていた消費税相当額が減少し、納税額が発生します。
- 一度課税事業者として登録すると、原則として2年間は免税事業者に戻ることができません。
- 消費税の確定申告や、インボイス制度に対応するための複雑な事務手続きが必要となり、経理や事務担当者の負担が増加する可能性があります。
免税事業者のままでいた場合の影響
メリット
- 消費税の納税が免除され、消費税に関する複雑な事務手続き（消費税の計算や確定申告など）を回避できるという利点があります。
デメリット
- 適格請求書を発行できないため、課税事業者である取引先は、その取引について仕入税額控除を受けることができず、実質的な税負担が増加します。この状況は、既存の取引が減少したり、取引額の値下げ交渉が行われたり、新規取引の獲得が困難になったりするリスクを高めます。
- 課税事業者向けに用意されている補助金や優遇措置を受けることができません。
対応策と特例
- 2割特例: 免税事業者がインボイス制度を機に課税事業者となった場合、売上税額の2割を納税額とする特例が設けられています。この特例は、2023年10月1日から2026年9月30日までの期間に適用され、納税負担を大幅に軽減することができます。
- 簡易課税制度: 事前の届出を行うことで、売上にかかる消費税額に業種ごとの「みなし仕入率」を乗じて納税額を計算する制度です。これにより、個別の仕入れごとの消費税額を計算する手間が省け、事務負担を軽減できます。
- 取引先の状況確認: 主要な取引先が免税事業者や一般消費者である場合、または取引先が簡易課税制度を選択している課税事業者である場合は、適格請求書の発行や保存が不要となるため、免税事業者のままでいても事業への影響は小さい可能性があります。自社の事業形態と取引先の状況を正確に把握し、最適な選択を行うことが重要です。
クラウド型POSレジと会計ソフトの連携で経理業務を効率化
インボイス制度の導入により、経理業務の負担が増加する企業が多く見られます。このような状況において、クラウド型POSレジとクラウド会計ソフトの連携は、経理業務の自動化と精度向上を実現する有効な手段となります。
スマレジと主要クラウド会計ソフトとの連携
スマレジは、主要なクラウド会計ソフトとの連携機能を備えており、POSレジで発生した売上データを自動で会計システムに取り込むことで、経理業務の効率化とヒューマンエラーの防止に貢献します。
freee会計との連携
スマレジとfreee会計を連携することで、スマレジの毎営業日の売上データが自動的にfreee会計の「取引」として取り込まれます。これにより、手動でのデータ入力作業が不要となり、経理業務の効率が大幅に向上します。
マネーフォワードクラウドとの連携
スマレジの売上データは、マネーフォワードクラウドの「取引」として自動的に取り込まれます。これにより、日々の売上仕訳作業を効率化できます。
連携のメリット
クラウドPOSレジとクラウド会計ソフトがAPI連携することで、売上データの手動入力が不要になり、会計処理が大幅に自動化されます。これは、インボイス制度で増加する経理業務の負担を直接的に軽減する効果があります。自動連携により、データ転記ミス（ヒューマンエラー）のリスクが低減し、会計データの精度が向上します。これにより、消費税の申告業務がスムーズになり、税務調査時の対応も容易になります。
インボイス制度導入後のPOSレジ選びのポイント
インボイス制度への対応は、POSレジ選定の重要な要素となっています。市場には様々なPOSレジシステムがありますが、自社の事業形態やニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。
主要POSレジのインボイス対応比較
スマレジ (Smaregi)
- 機能性: 高機能で拡張性が高く、基本的なレジ機能から売上管理、在庫管理、顧客管理、複数店舗管理まで、主要な機能を網羅しています。100以上の多様なアプリケーションを提供する「スマレジ・アプリマーケット」を通じて、様々な業種・業態に合わせた機能拡張が可能です。
- インボイス対応: 2023年10月1日の制度開始から完全に準拠しており、自動アップデートにより最新の制度要件に対応します。適格請求書発行事業者番号の登録や税率の内訳印字設定など、インボイス発行に必要な設定が可能です。
- コスト: 無料プランが提供されており、iPadやiPhoneがあれば手軽に利用を開始できます。ただし、高度な機能や外部連携機能は、プレミアムプランなどの有料プランで提供されます。
- サポート: メールでのカスタマーサポートに加え、有料プラン（プレミアムプラス以上）の契約者は電話サポートを利用できます。有人チャットサポートも提供しています。
Airレジ (AirREGI)
- 機能性: 無料から利用できるクラウド型POSレジで、レジの基本機能に加え、売上管理・分析、キャッシュレス決済連携など、日々の業務に役立つ機能が備わっています。
- インボイス対応: 2023年10月1日よりインボイス制度に対応しています。レシート設定画面で店舗名と登録番号を設定することで、領収書は適格請求書、レシートは適格簡易請求書に対応した様式で発行できるようになります。
- コスト: 基本機能は無料で利用でき、導入費用はiPadやプリンターなどの周辺機器のみです。
- サポート: メールサポートに加え、オンラインチャットサポートを提供しています。
Square (スクエア)
- 機能性: 無料プランの機能が充実している点が特徴で、顧客管理や予約管理、複数店舗管理、外部システム連携などの機能も無料プランで利用可能です。簡易な操作性を求める店舗や決済機能を重視する小規模店舗におすすめです。
- インボイス対応: インボイス制度に対応したレシート発行が可能です。
POSレジ選びのポイント
- インボイス制度への対応状況: 適格請求書発行事業者番号の印字、税率ごとの内訳表示、簡易インボイス対応など、基本的な要件を満たしているかを確認しましょう。
- 費用対効果: 無料プランの有無や、有料プランで提供される機能、月額料金などを比較し、自社の予算と必要な機能のバランスを考慮しましょう。
- 操作性: 従業員がスムーズに操作できるか、直感的なインターフェースであるかを確認することも重要です。
- サポート体制: 導入時や運用中に問題が発生した場合に、どのようなサポートが受けられるか（電話、メール、チャット、マニュアルなど）を確認しておきましょう。
- 外部連携: 会計ソフトや決済システムなど、既存のシステムとの連携が可能かどうかも、業務効率化の観点から重要なポイントです。
POSレジは単なる会計ツールではなく、インボイス制度対応を含めた経営の効率化、DX推進のための重要なITインフラとなっています。自社の状況に最適なPOSレジを選び、円滑な事業運営を目指しましょう。